Klaar voor GBI?

Peter Ruijters,
Senior business developer bij GBI


26 januari 2018

Peter Ruijters, senior business developer bij GBI, is vanuit de netwerkregieorganisatie GBI nauw betrokken bij de veranderopgave: ‘Gemeenten gaan de komende periode vaststellen waar ze staan en wat er de komende tijd moet gebeuren om organisatie en techniek klaar te hebben voor GBI.’

Waarom is de veranderopgave belangrijk?

‘De processen en informatievoorziening in het inkomensdomein zijn vanaf de invoering van de Algemene Bijstandswet (ABW) in de jaren negentig eigenlijk nauwelijks veranderd. Of het nu gaat over het proces van de aanvraag voor een uitkering, of onderzoek als er bijvoorbeeld sprake is van een wijziging of van fraude. Vanuit de wet was er al die tijd weinig urgentie om grondig te vernieuwen. De Participatiewet (PW) steekt veel meer in op dienstverlening, de klant staat centraal, niet het systeem. Dat vraagt wel om verandering. Wat we doen met GBI: we maken een nieuw perspectief mogelijk en een nieuwe manier van werken. Onderdeel van dat perspectief is Edison, een innovatieve oplossing voor de dienstverlening; voor aanvragen en wijzigingen.’

Hoe ziet die veranderopgave eruit per gemeente?

‘Wat we moeten definiëren per gemeente is: hoe ziet de reis er voor elke gemeente uit? Bijvoorbeeld; hoe ver sta je met digitalisering? Hoe is de dienstverlening ingericht? Welk deel kunnen ze gezamenlijk afleggen en welk deel niet? De veranderopgave maakt dat inzichtelijk. Vervolgens helpen we met de analyse hoe zij daar kunnen komen en mee kunnen doen aan GBI. Het gaat er niet om dat er een andere manier van werken komt, maar wat die andere manier van werken is om te kunnen bepalen wat je moet doen. Wij duiden het perspectief en de doelsituatie, de gemeenten geven aan waar ze staan en vervolgens maken zij een impactanalyse en veranderplan.’

‘Sommige gemeenten zijn al ver. Andere sturen burgers nog met een gekopieerd aanvraagformulier terug en gaan de ingevulde gegevens overtypen. Zo ging het al in 1992. Je ziet grote verschillen bij integrale dienstverlening en digitaal werken. Daarover dien je bij de aanvang van het traject een precies beeld bij te hebben.’

Van nulmeting naar veranderplan

‘We starten nu met een nulmeting, een uitvraag van de stand van zaken. Gemeenten ontvangen de vragenlijst in februari en moeten die in april inleveren. Invullen is een tijdrovende klus, het moet ook precies gebeuren. Mijn gemeente-ervaring is dat het krijgen van een eenduidig antwoord niet zo eenvoudig is. Neem de vraag: met hoeveel capaciteit wordt gewerkt aan het inkomensdeel. Gemeenten ontdekken dat sommige mensen niet bezig zijn met inkomen. Maar wat doen ze wel? Of wat doen we eigenlijk met al die applicaties, zijn die nodig? Het ging tot nu altijd over productie, wij kijken nu kritisch naar de context, werkprocessen, informatiebeleid, budgetten en architectuur.’

‘Stap 2 is de resultaten van de nulmeting vergelijken met het perspectief. Dit is het opstellen van een impactanalyse. Met die informatie is het mogelijk om een veranderplan te maken: hoe komen we daar, wat kost het, en via welke tussenstations kom je daar. Vervolgens ga je daarmee aan de slag, met behulp van onze toolkit. Daarnaast leveren we een selfassessment waarbij gemeenten tussentijds hun positie ten opzichte van het einddoel kunnen bepalen. We doen het transparant, zodat je kan zien waar je staat en waar andere gemeenten staan. Vergelijk het met de invoering van het Digitaal Klantdossier.’

Hoe worden de gemeenten voorbereid op die opgave via GBI?

‘We leggen nu een kruimelpad uit, op weg naar de invoering van Edison. Dat kruimelpad bestaat uit allerlei quickwins en tussenoplossingen die zorgen dat het ook leuk is om ‘op weg’ te zijn. En dat we de weg niet kwijtraken. We willen dat gemeenten tussentijds een deel van die innovaties invoeren en delen.’

Hoe verloopt dat proces?

‘Voordat Edison klaar is, starten we met een daarop gerichte simulatie. Die geeft een beeld hoe het gaat werken als het straks echt is. De simulatie is een hulpmiddel dat het allemaal een stuk concreter maakt. Stel dat je er bijvoorbeeld niet uitkomt; is er dan een helpdesk beschikbaar? Als dat belangrijk is voor het succes, dan moet het er ook zijn in de simulatie. Proefimplementatie is weer een stap verder. Daarna ga je live.’

‘Dit is een serieuze mijlpaal in het proces van het GBI, als samenwerkingsverband leren we hier veel van. Ook voor de gemeenten die nog bij ons gaan aansluiten. Deze aanpak hebben we samen met afgevaardigden van de gemeenten ontwikkeld en ik heb er dan ook alle vertrouwen in dat we hiermee een professionele aanpak hebben staan.’